Üreticiler dijital ürün pasaportuna bugünden nasıl hazırlanır? 7 adım

Tarihler her sektörde kesinleşmeden hazırlık yapmak zor görünebilir. Ama yapılması gerekenlerin çoğu, hangi tarih gelirse gelsin işe yarayacak temel düzenlemeler. Aşağıdaki yedi adım tekstilden metale, mobilyadan pile kadar her üretici için geçerli.

1. Müşterilerinize sorun

İlk iş, en çok çalıştığınız Avrupalı müşterilere şu soruları sormak:

• Dijital ürün pasaportu için bizden hangi bilgileri isteyeceksiniz?
• Hangi formatta istiyorsunuz: Excel, kendi portalınız, başka bir sistem?
• Ne zaman başlamamızı bekliyorsunuz?

Birçok alıcı bu soruların cevabını hazırlamış durumda. Cevaplar neye öncelik vereceğinizi gösterir.

2. Ürün bilgilerinizi tek yerde toplayın

Her ürün için temel bilgileri bir yerde toplayın: ürün kodu, malzeme veya bileşim, gümrük tarife kodu (GTİP), teknik özellikler ve varsa barkod. Bu bilgiler genellikle teknik föylerde, sipariş dosyalarında ve e-postalarda dağınık halde durur.

Hedef: Müşteri "şu ürünün içeriği neydi?" diye sorduğunda cevabı bir dakikada bulabilmek.

3. Her üretimi ayrı kaydedin

Aynı ürün farklı zamanlarda farklı tedarikçiden gelen hammaddeyle üretilebilir. Pasaport bu yüzden birçok sektörde üretim, parti veya seri bazında tutulur. Her üretim için adet, tarih, alıcı ve kullanılan hammaddenin kaynağını kaydetmeye bugünden başlayın.

4. Tedarikçi listenizi çıkarın

Her tedarikçiden hangi bilgiye ihtiyacınız olacağını yazın. Örnekler:

• Tekstil: kumaşçıdan elyaf menşei, boyahaneden kimyasal beyanı
• Metal: hammadde veya hurda kaynağı, ergitme tesisi, emisyon verisi
• Mobilya: ahşabın türü ve kaynağı, kumaş ve sünger bilgisi
• Pil: hücre üreticisi, kritik hammaddelerin kaynağı
• Yapı: ara ürünlerin performans ve uygunluk belgeleri

Tedarikçilerinize konunun geleceğini şimdiden haber vermek sonra işinizi kolaylaştırır.

5. Belgelerinizi düzene sokun

Sertifikalarınızın, test raporlarınızın ve uygunluk beyanlarınızın bir listesini çıkarın: numara, veren kurum, geçerlilik tarihi ve hangi ürünleri kapsadığı. Süresi dolmak üzere olanları yenileyin.

6. QR ve etiket hazırlığı

Pasaporta ürün üzerindeki bir QR kodla ulaşılacak. Etiketlerinizi veya ürün işaretlemenizi kimin yaptığını ve QR eklemenin nasıl yapılacağını öğrenin. Ayrıntılar QR ve etiket yazımızda.

7. Bir sistem seçin ve küçük başlayın

Bu bilgileri Excel'de tutmak başlangıçta mümkün. Ancak birden çok müşteriye, her biri farklı format isteyen alıcılara üretiyorsanız, aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmak kısa sürede yük olur.

Öneri: Tek bir ürün ve tek bir üretimle başlayın. Bilgileri eksiksiz toplayın, pasaportu oluşturun ve müşterinize gönderin. Bu ilk deneme sürecinizdeki eksikleri gösterir.

Kısa kontrol listesi

• Müşterilerime ne isteyeceklerini sordum.
• Ürün bilgilerim tek yerde.
• Her üretimi ayrı kaydediyorum.
• Tedarikçilerimden hangi bilgiyi alacağımı biliyorum.
• Belgelerimin listesi ve tarihleri güncel.
• Ürüne QR eklemeyi biliyorum.
• Bir ürünle deneme yaptım.